Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable es [razón social], NIT [NIT], con domicilio en [dirección], correo [privacidad@eel.software]. Ese correo es el canal para todo lo relacionado con datos personales.

2. Los dos papeles de Eel

Eel trata datos personales en dos calidades distintas, y conviene tenerlo claro desde el principio:

• Datos de su cuenta. Nombre, correo, foto y actividad de quienes usan Eel. Aquí Eel es el responsable del tratamiento y esta política aplica directamente.
• Datos de su negocio. Los contactos, conversaciones, documentos y facturas que su negocio registra describen a sus clientes y proveedores. Sobre ellos el responsable es usted; Eel actúa como encargado del tratamiento, por su instrucción y para prestarle el servicio.

Si usted es cliente de un negocio que usa Eel y quiere ejercer sus derechos sobre los datos que ese negocio guarda, diríjase a ese negocio: es quien decide sobre ellos. Nosotros le ayudaremos a ese negocio a atender su solicitud.

3. Qué datos tratamos y para qué

De su cuenta

• Identificación y contacto: nombre, correo, foto de perfil.
• Seguridad y actividad: registros de acceso, direcciones IP, dispositivo, verificación en dos pasos.
• Preferencias: idioma, tema, configuración de notificaciones.

De su espacio de trabajo

Los que su negocio decida registrar: contactos y sus conversaciones por WhatsApp, Instagram, correo y formularios; empresas, negocios y etiquetas; tareas y mensajes internos; catálogos, inventarios y facturas; contenido y medios de su sitio web; calendario: eventos, invitados y páginas de reserva de citas.

Cuando alguien reserva una cita a través de una página de reserva pública, registramos su nombre, correo, notas y las respuestas a las preguntas que usted haya configurado. Los enlaces para confirmar, cancelar o reprogramar esa cita funcionan con un token que guardamos cifrado (hash), nunca en texto plano. Usted recibe un aviso dentro de Eel y quien reservó recibe un correo de confirmación a través de nuestro proveedor de envío de correo (vea Subencargados).

Si su espacio de trabajo también usa Wrap, el calendario puede mostrarle además, en una franja aparte, sus negocios de Wrap con cierre esperado en los días que está viendo. Solo lo ve quien ya tiene acceso a Wrap en ese espacio, y el dato sigue viviendo en Wrap: Swarm no lo copia.

Finalidades

• Prestar, operar y mantener el servicio, incluidas copias de seguridad.
• Proteger la seguridad de la cuenta y de la plataforma, y prevenir el abuso.
• Enviarle avisos del servicio: invitaciones, recordatorios de calendario, notificaciones, cambios relevantes.
• Atender soporte y solicitudes.
• Cumplir obligaciones legales.
• Mejorar el servicio con información agregada que no identifica personas.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad de terceros y no construimos perfiles publicitarios.

4. Inteligencia artificial

Cuando alguien de su espacio usa el asistente, la pregunta y los datos mínimos necesarios para responderla se procesan a través de proveedores de modelos de lenguaje, bajo contratos que les prohíben usar esa información para entrenar sus modelos. El asistente solo alcanza los datos que la persona que pregunta puede ver según sus permisos.

Si usted conecta un asistente externo mediante una app conectada, ese asistente recibe lo que consulta con el alcance que usted autorizó, y lo tratado por él se rige por la política de su proveedor. Puede revocar esas conexiones en cualquier momento desde Apps conectadas.

5. Con quién compartimos datos

• Subencargados. Proveedores de infraestructura que procesan datos por cuenta de Eel, bajo contrato y con deberes de seguridad y confidencialidad. La lista vigente está en Subencargados.
• Terceros que usted conecta. Meta cuando conecta WhatsApp o Instagram, su proveedor de correo, Google si inicia sesión con Google. Los conecta usted y se rigen por sus propios términos.
• Autoridades. Cuando una norma u orden de autoridad competente lo exige. Le notificaremos cuando la ley lo permita.

6. Transferencia internacional

Nuestra infraestructura opera en centros de datos ubicados principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política, usted autoriza de manera expresa la transferencia y transmisión internacional de los datos para las finalidades aquí descritas, siempre bajo contratos que exigen estándares de protección consistentes con la ley colombiana.

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas: cifrado en tránsito, aislamiento estricto entre espacios de trabajo, control de acceso por roles, verificación en dos pasos y registro de actividad. Ninguna plataforma es infalible: si un incidente compromete sus datos, se lo notificaremos y daremos aviso a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

El enlace para suscribirse a su calendario en formato ICS usa igualmente un token que guardamos cifrado (hash), nunca en texto plano, y que usted puede rotar cuando quiera desde el calendario; rotarlo invalida de inmediato cualquier enlace anterior.

8. Retención y eliminación

Conservamos los datos mientras su cuenta o su espacio de trabajo existan. Cuando usted elimina un espacio, o al vencer la ventana de exportación tras la terminación, eliminamos la información de los sistemas de producción dentro de los treinta (30) días siguientes; las copias de seguridad expiran dentro de los noventa (90) días siguientes por su propio ciclo. Podemos conservar lo estrictamente necesario para cumplir deberes legales o resolver disputas en curso.

9. Sus derechos

Como titular, usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado sobre el uso que les damos; revocar la autorización o pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El canal para ejercerlos es [privacidad@eel.software]. Las consultas se atienden en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, contados como indica la ley; si necesitamos más tiempo, se lo diremos antes del vencimiento con las razones y la nueva fecha, dentro de los límites legales.

10. Cookies

Usamos cookies estrictamente necesarias para la sesión y la autenticación, cookies de preferencia (idioma y tema) y la protección anti-robots de Cloudflare en los formularios de acceso y, cuando está activa, en el formulario público de reserva de citas. No usamos cookies publicitarias ni rastreadores de terceros.

11. Menores de edad

Eel es un servicio para negocios y no está dirigido a menores de dieciocho (18) años. Si detectamos una cuenta de un menor, la eliminaremos.

12. Cambios a esta política

Publicaremos aquí cualquier cambio y, si es material, se lo anunciaremos por los canales del servicio antes de su entrada en vigencia. El historial de versiones permanece disponible.